A gestão de uma empresa é uma tarefa complexa que requer atenção constante a diferentes aspectos. Um dos mais importantes é a revisão periódica dos relatórios de gestão, que são ferramentas fundamentais para avaliar o desempenho econômico e financeiro da empresa.
Neste artigo, apresentaremos os 5 relatórios de gestão que toda empresa deveria analisar semanal e mensalmente: Demonstração de Resultados (P&L), Balanço Patrimonial, Fluxo de Caixa, Situação Patrimonial e Análise da Dívida por Idade (Aging de Dívida). Analisaremos a importância de cada um desses relatórios, como interpretá-los e algumas dicas adicionais para estruturá-los e realizar uma revisão efetiva.
Relatório de Demonstração de Resultados (P&L)
O relatório de Demonstração de Resultados, também conhecido como relatório de Receitas e Despesas, é um dos relatórios financeiros mais importantes para qualquer empresa, pois mostra as receitas, despesas e lucros da empresa durante um período de tempo específico. É importante revisar este relatório semanal e mensalmente para avaliar o desempenho econômico da empresa e fazer os ajustes necessários.
Para interpretar o P&L, é importante conhecer os diferentes componentes do mesmo, como as receitas de vendas, os custos das vendas e as despesas gerais e administrativas, e principalmente saber como estão estruturados no Plano de Contas. Também é necessário analisar a relação entre esses componentes para identificar áreas de melhoria. Este relatório, quando implementado e interpretado corretamente, permite avaliar a rentabilidade da empresa e sua eficiência no uso de seus recursos, respondendo a perguntas como “Quanto a minha empresa ganha ou perde?”.
Dicas para estruturar seu relatório de P&L
Para estruturar o relatório de P&L de forma eficaz, é importante levar em consideração as seguintes dicas:
- Definir claramente as receitas e despesas: É importante definir de forma clara e detalhada os diferentes tipos de receitas e despesas que a empresa gera, seja por vendas, serviços, juros, custos operacionais, despesas administrativas, etc.
- Agrupar as receitas e despesas por categorias claras: É recomendável agrupar as receitas e despesas por categoria para facilitar sua análise e comparação, e para poder representá-las posteriormente em estruturas lógicas com base nas respostas desejadas com o relatório. Por exemplo, os gastos podem ser agrupados em categorias como custos de produção, despesas operacionais, despesas financeiras, ou também em gastos fixos e variáveis, despesas recorrentes ou eventuais, etc.
- Incluir impostos e encargos: É importante incluir impostos e encargos no relatório de P&L para ter uma visão realista da rentabilidade da empresa e evitar surpresas fiscais.
- Utilizar comparações: É recomendável incluir comparações com períodos anteriores ou com um orçamento para avaliar a evolução da empresa e detectar possíveis desvios, especialmente com métricas de Ano até a Data (Year to Date) ou Fim do Período (End of Period), a fim de visualizar claramente os efeitos desses desvios.
Em resumo, o relatório de P&L é um relatório financeiro-chave que permite avaliar a rentabilidade e eficiência no uso dos recursos de uma empresa. Para estruturá-lo de forma eficaz, é importante definir claramente as receitas, agrupar as despesas por categoria, incluir impostos e encargos, utilizar comparações e apresentar as informações de forma clara e concisa.
Exemplo de P&L
A seguir, você pode ver uma estrutura de P&L de exemplo no aplicativo IDB Lens, onde é possível ver claramente que as Receitas e Custos Operacionais foram estruturados primeiro, seguidos pelos Gastos Operacionais e, em seguida, os Gastos e Receitas Não Operacionais, resultando no Resultado Líquido do período.
Esta é uma estrutura clássica dentro da elaboração de relatórios, embora muitas outras possam ser escolhidas de acordo com a estrutura de custos e receitas da empresa. Você conhece a sua?
Relatório de Balanço
O Balanço é um relatório que mostra os ativos, passivos e patrimônio líquido da empresa em um determinado momento e é considerado um dos três relatórios-chave que toda empresa deve consultar frequentemente para conhecer sua saúde econômica e financeira. Por isso, é importante revisá-lo semanal e mensalmente para conhecer a situação financeira atual da empresa.
Para interpretar o balanço, é necessário conhecer os diferentes componentes do mesmo, como ativos circulantes, passivos circulantes e patrimônio líquido. Também é importante analisar a relação entre esses componentes para identificar áreas de melhoria e força financeira.
Dicas para estruturar seu relatório de Balanço
Algumas dicas úteis para estruturar o relatório de Balanço de forma eficaz são:
- Ordenar os ativos por liquidez: É recomendável ordenar os ativos da empresa por liquidez, ou seja, daqueles que podem ser convertidos em dinheiro mais facilmente aos que levam mais tempo para se tornarem dinheiro. Isso facilita a avaliação da capacidade da empresa de cumprir suas obrigações financeiras. Geralmente, eles são agrupados como “Circulante” e “Não Circulante”.
- Agrupar os passivos por vencimento: É recomendável agrupar os passivos da empresa por ordem de vencimento, ou seja, aqueles que devem ser pagos em prazos mais curtos em relação aos que devem ser pagos em prazos mais longos. Isso permite avaliar a capacidade da empresa de cumprir suas obrigações financeiras no curto e longo prazo.
- Incluir o patrimônio líquido: É importante incluir o patrimônio líquido no relatório de Balanço, pois ele mostra o investimento dos proprietários na empresa e sua participação nela.
- Apresentar as informações de forma clara e concisa: É fundamental apresentar as informações de forma clara e concisa para que sejam fáceis de entender e analisar. Gráficos e tabelas podem ser usados para facilitar a leitura do relatório, ou relatórios interativos como os do IDB Lens, nos quais é possível definir diferentes períodos temporais, moedas ou outros indicadores para ajustar os saldos.
Em resumo, o relatório de Balanço é um relatório financeiro fundamental que mostra a situação financeira da empresa em um determinado momento. Para estruturá-lo de forma eficaz, é importante ordenar os ativos por liquidez, agrupar os passivos por vencimento, incluir o patrimônio líquido, apresentar as informações de forma clara e concisa e utilizar comparações.
Relatório de Fluxo de Caixa
O relatório de Fluxo de Caixa é um relatório que mostra os movimentos de entrada e saída de dinheiro da empresa durante um período determinado. É importante revisá-lo semanal e mensalmente para conhecer a disponibilidade de dinheiro e a capacidade da empresa de cumprir suas obrigações. É o terceiro relatório considerado fundamental para medir a saúde financeira de uma empresa.
Para interpretar o fluxo de caixa, é necessário conhecer os diferentes componentes do mesmo, como entradas de dinheiro por vendas e saídas de dinheiro por despesas. Também é importante analisar a relação entre esses componentes para identificar áreas de melhoria e otimizar a gestão do dinheiro.
Dicas para estruturar seu relatório de Fluxo de Caixa
É importante considerar as seguintes dicas para estruturar o relatório de Fluxo de Caixa de forma eficaz:
- Separar as atividades de operação, investimento e financiamento: É recomendável separar as atividades de operação, investimento e financiamento no relatório de Fluxo de Caixa para poder analisá-las separadamente e avaliar seu impacto no fluxo de caixa da empresa.
- Apresentar as informações de forma detalhada: É fundamental apresentar as informações de forma detalhada para analisar a origem e o destino dos fluxos de caixa da empresa. É muito útil elaborar relatórios com funções como as do IDB Lens, que permitem interagir com os relatórios expandindo ou contraindo as linhas do relatório para obter visualizações cada vez mais detalhadas.
- Incluir uma seção de projeções: É importante incluir uma seção de projeções no relatório de Fluxo de Caixa para estimar o fluxo de caixa futuro da empresa e tomar decisões estratégicas com base nisso. As principais projeções relacionadas a receitas são vendas e recebimentos, e em relação às despesas, são pagamentos de salários ou licenças, custos fixos assumidos e custos associados à prestação de serviços.
- Apresentar as informações de forma clara e concisa: É fundamental apresentar as informações de forma clara e concisa para que sejam fáceis de entender e analisar. Gráficos e tabelas podem ser usados para facilitar a leitura do relatório.
Em resumo, o relatório de Fluxo de Caixa é um relatório financeiro fundamental que mostra a quantidade de dinheiro que entra e sai da empresa em um período determinado. Para estruturá-lo de forma eficaz, é importante separar as atividades de operação, investimento e financiamento, apresentar as informações de forma detalhada, utilizar comparações, incluir uma seção de projeções e apresentar as informações de forma clara e concisa.
Exemplo de Fluxo de Caixa
A seguir, você pode ver uma estrutura de Fluxo de Caixa de exemplo no aplicativo IDB Lens, no qual é possível ver claramente que ele parte do valor EBITDA e, em seguida, estrutura diferentes conceitos de Fluxo de Caixa Operacional, de Investimento e de Financiamento.
Na minha empresa, realizamos análises detalhadas dos fluxos de caixa, separando-os com base em se são de Operações, Investimentos ou Financiamento. Isso nos permite avaliar a origem e destino dos fluxos de caixa e compreender melhor a saúde financeira da empresa.”
Relatório de Situação Patrimonial
A Situação Patrimonial é um relatório que mostra o patrimônio líquido da empresa em um determinado momento. É importante revisá-lo semanal e mensalmente para acompanhar a evolução do patrimônio e a capacidade da empresa de cumprir suas obrigações.
Para interpretar a Situação Patrimonial, é necessário conhecer os diferentes componentes, como capital social, reservas e lucros ou prejuízos acumulados. Também é importante analisar a relação entre esses componentes para identificar áreas de melhoria e força financeira.
Dicas para estruturar seu relatório de Situação Patrimonial
Para estruturar o relatório de Situação Patrimonial de maneira clara e eficaz, considere as seguintes dicas:
- Separar os ativos e passivos em categorias: É importante separar os ativos e passivos em categorias para analisá-los separadamente e avaliar seu impacto na situação financeira da empresa.
- Utilizar comparações: Inclua comparações com períodos anteriores ou com o orçamento para avaliar a evolução da situação patrimonial da empresa e identificar possíveis desvios. Um exemplo claro disso é como é possível desagregar os períodos no IDB Lens com apenas um clique para visualizá-los agrupados por ano, trimestre ou mês, o que é fundamental para entender a evolução do patrimônio.
- Incluir uma seção de análise: É importante incluir uma seção de análise no relatório de Situação Patrimonial para explicar as mudanças e evolução do balanço e tomar decisões estratégicas com base nessas informações.
- Apresentar as informações de forma clara e concisa: É fundamental apresentar as informações de maneira clara e concisa para facilitar a compreensão e análise. Gráficos e tabelas podem ser utilizados para facilitar a leitura do relatório.
Em resumo, o relatório de Situação Patrimonial mostra a situação financeira de uma empresa em um determinado momento. Para estruturá-lo de maneira eficaz, é importante separar os ativos e passivos em categorias, apresentar as informações de forma detalhada, utilizar comparações, incluir uma seção de análise e apresentar as informações de maneira clara e concisa.
Relatório de Aging de Dívidas
O Aging de Dívidas é um relatório que mostra a antiguidade das dívidas da empresa, tanto as pendentes de pagamento quanto as pendentes de recebimento. É importante revisá-lo semanal e mensalmente para acompanhar a evolução das obrigações e monitorar os prazos de pagamento.
Para interpretar o Aging de Dívidas, é necessário conhecer os diferentes componentes, como prazos de vencimento das dívidas e datas de pagamento. Também é importante analisar a relação entre esses componentes para identificar áreas de melhoria e evitar atrasos no pagamento das obrigações.
Dicas para estruturar seu relatório de Aging de Dívidas
Aqui estão algumas dicas para estruturar o relatório de Aging de Dívidas de maneira eficaz:
- Classificar as dívidas por antiguidade: É importante classificar as dívidas de acordo com sua antiguidade para identificar aquelas mais antigas e com maior risco para a empresa.
- Incluir informações sobre o histórico de pagamentos: É fundamental incluir informações sobre o histórico de pagamentos de cada dívida para avaliar a probabilidade de pagamento e tomar decisões com base nisso.
- Utilizar gráficos e tabelas: É recomendável utilizar gráficos e tabelas para apresentar as informações de maneira clara e concisa, facilitando sua análise.
- Incluir uma seção de análise e ações a serem tomadas: É importante incluir uma seção de análise no relatório de Aging de Dívidas para identificar as dívidas com maior risco de inadimplência e tomar medidas para evitar seu impacto na situação financeira da empresa.
Em resumo, o relatório de Aging de Dívidas é um documento financeiro crucial para a gestão do fluxo de caixa e a saúde financeira da empresa. Para estruturá-lo de maneira eficaz, é importante classificar as dívidas por antiguidade, estabelecer categorias de risco, incluir informações sobre o histórico de pagamentos, utilizar gráficos e tabelas, e incluir uma seção de análise e ações a serem tomadas.
Exemplo de Aging de Dívidas
Aqui está um exemplo de um relatório de Aging de Dívidas com a estrutura disponível no IDB Lens, no qual é possível visualizar claramente os indicadores fundamentais, como quantidade de faturas vencidas e valor vencido, a lista de devedores com seus valores e prazos, e alguns gráficos explicativos que apresentam as informações de forma clara.
Conclusão
Em conclusão, os relatórios de gestão são ferramentas fundamentais para avaliar o desempenho financeiro de uma empresa e fazer os ajustes necessários. Os 5 relatórios de gestão que toda empresa deve analisar semanal e mensalmente são: Demonstração de Resultados (P&L), Balanço Patrimonial, Fluxo de Caixa, Situação Patrimonial e Aging de Dívidas.
É importante revisar esses relatórios de forma constante e fazer uma análise profunda de cada um deles para tomar decisões informadas e estratégicas. Além disso, é recomendável contar com a assessoria de um especialista em finanças para realizar uma revisão mais efetiva e otimizar a gestão financeira da empresa.
Através do IDB Lens, você pode encontrar esses relatórios e muitos outros, estruturados diretamente com base no seu Plano de Contas e atualizados automaticamente com as informações do seu ERP, fornecendo dados valiosos e sólidos diariamente, para gerenciar sua empresa com base em informações reais. Se você está interessado em saber como podemos ajudar a melhorar sua gestão, preencha o Formulário de Contato e entraremos em contato o mais breve possível!
