A automação de processos administrativos tem se tornado uma tendência cada vez mais popular no mundo empresarial. A implementação de ferramentas de Inteligência Artificial permite que as empresas automatizem tarefas repetitivas e liberem os funcionários dessas tarefas operacionais para que se concentrem em tarefas mais importantes e que agregam mais valor à empresa. No caso das PMEs, a automação de processos administrativos pode ser particularmente benéfica, já que essas empresas frequentemente têm recursos limitados e precisam maximizar a eficiência e a produtividade.
No entanto, a implementação da automação de processos administrativos também pode ser cara e exigir mudanças culturais na empresa. Além disso, as PMEs podem ter dificuldades para integrar as ferramentas de Inteligência Artificial com seus sistemas existentes. Para garantir uma implementação bem-sucedida, é importante começar com tarefas simples, identificar os processos mais importantes para a automação e capacitar os funcionários no uso das ferramentas.
Neste artigo, vamos falar sobre como as PMEs podem utilizar ferramentas de Inteligência Artificial para automatizar seus processos administrativos e como escolher ferramentas adequadas para iniciar o caminho da Transformação Digital das empresas.
O que é automação de processos administrativos?
A automação de processos administrativos é o processo de usar ferramentas tecnológicas para realizar tarefas automaticamente. Isso envolve o uso de software, sistemas e dispositivos que ajudam as empresas a realizar tarefas de maneira eficiente e eficaz. Ao usar essas ferramentas, as empresas podem automatizar tarefas altamente operacionais e que não requerem muita análise, o que ajuda a reduzir erros e melhorar a eficiência, concentrando toda a energia e atenção dos colaboradores em tarefas de verdadeiro valor. As ferramentas de Inteligência Artificial relacionadas a processos administrativos, como a geração e o envio de Faturas Eletrônicas, a gestão assistida de Cobranças e o processamento de comprovantes, são algumas das ferramentas-chave na automação de processos administrativos.
Por que a automação de processos administrativos é importante para as PMEs?
A automação de processos administrativos é importante para as PMEs porque ajuda a economizar tempo e dinheiro. As empresas podem automatizar tarefas repetitivas e liberar seus funcionários para se concentrarem em tarefas mais importantes. Além disso, a automação de processos administrativos ajuda a melhorar a eficiência e produtividade nas empresas, o que pode ter um impacto positivo nos resultados financeiros.
Benefícios da automação de processos administrativos para PMEs
A automação de processos administrativos tem uma série de benefícios para as PMEs, incluindo:
Economia de tempo e dinheiro
A automação de processos administrativos ajuda as empresas a economizar tempo e dinheiro eliminando tarefas repetitivas e liberando funcionários para se concentrarem em tarefas mais importantes. Investe-se apenas uma vez o tempo para treinar a ferramenta e dar-lhe os parâmetros importantes de funcionamento, e a partir daí o funcionário ficará liberado dessa tarefa.
Melhora a eficiência e produtividade
A automação de processos administrativos ajuda a melhorar a eficiência e produtividade nas empresas ao reduzir a quantidade de tempo dedicado a tarefas manuais e ao fazê-las todas as vezes da mesma maneira. Isso permite não apenas economizar tempo na realização da tarefa, mas também na supervisão dos resultados e no retrabalho que pode resultar de um erro ou variação.
Redução de erros
A automação de processos administrativos também ajuda a reduzir erros. Ao eliminar a necessidade de entrada manual de dados, as empresas podem reduzir a quantidade de erros humanos cometidos durante o processo de entrada de dados múltiplos ou ao copiar e colar informações entre diferentes ferramentas.
Melhora a satisfação do cliente e fornecedor
A automação de processos administrativos também pode melhorar a satisfação do cliente e do fornecedor. Ao utilizar ferramentas de Inteligência Artificial como interfaces de comunicação com clientes e empresas, as empresas podem fornecer respostas rápidas e precisas às perguntas dos clientes, dar processos claros a seguir para processar comprovantes e manter comunicação atualizada e aberta 24/7, o que pode melhorar a experiência geral do interessado.
Desafios da automação de processos administrativos em PMEs
Apesar dos benefícios da automação de processos administrativos, também existem desafios que as PMEs podem enfrentar ao implementar essas ferramentas. Alguns dos desafios mais comuns incluem:
Custos
As ferramentas de Inteligência Artificial podem ser caras de implementar em uma PME, especialmente se for necessário pessoal especializado para manuseá-las ou parametrizá-las.
Mudanças culturais
A automação de processos administrativos pode exigir mudanças culturais na empresa, o que pode ser difícil de implementar, já que muitas vezes há resistência à mudança ou processos viciados que precisam ser depurados e retrabalhados.
Integração com sistemas existentes
As PMEs também podem ter dificuldades para integrar as ferramentas de Inteligência Artificial com seus sistemas existentes, já que muitas vezes a transferência de informações entre uma ferramenta e outra não é gerada automaticamente.
Dicas para implementação bem-sucedida da automação de processos administrativos
A seguir, apresentamos algumas dicas para que as PMEs implementem com sucesso a automação de processos administrativos:
Comece com tarefas concretas
É importante começar com tarefas simples e concretas ao implementar a automação de processos administrativos. Isso ajudará a empresa a aprender como as ferramentas funcionam e como podem ser usadas de maneira eficaz, além de conhecer os pontos de entrada e saída para poder monitorar o desempenho.
Identifique os processos mais importantes para a automação
É importante identificar os processos mais importantes para a automação. Isso ajudará a empresa a concentrar seus esforços nas áreas que mais se beneficiarão da automação e não investir tempo em tarefas que não agregam valor real.
Capacite sua equipe
É importante capacitar a equipe no uso das ferramentas de Inteligência Artificial. Isso ajudará a garantir que sejam usadas de maneira eficaz e eficiente e que sejam quebrados alguns mitos sobre as ferramentas e suas limitações.
Como selecionar a ferramenta certa para minha PME?
Ao selecionar uma ferramenta de automação de processos para sua PME, é importante considerar vários fatores, incluindo:
Características da ferramenta
É importante selecionar uma ferramenta que tenha as características que você precisa para sua PME. Algumas características importantes podem incluir a capacidade de processar diferentes formatos de faturas, ou de poder comunicar diversas áreas e colaboradores ao longo de um processo, e a capacidade de detectar e corrigir erros nas informações de faturamento.
Integração com o sistema ERP existente
É importante selecionar uma ferramenta que esteja homologada com o sistema ERP existente de sua PME ou que forneça a possibilidade de fazer uma integração colaborativa. A ferramenta deve ser compatível com o sistema ERP e deve ser fácil de integrar para minimizar o tempo de inatividade e os custos associados à implementação.
Custo da ferramenta
O custo da ferramenta é um fator importante a considerar ao selecionar uma ferramenta para sua PME. É importante avaliar os custos associados à implementação da ferramenta e determinar se os benefícios superam os custos. Nesse aspecto, muitas ferramentas possuem diferentes “níveis” de preços de acordo com o poder de processamento desejado, o que permite ajustar de maneira muito mais precisa o custo/benefício.
Fornecedores de AI: uma ferramenta para automatizar o processo de recebimento, autorização e carregamento de faturas no ERP
Um dos processos que mais consome recursos nas áreas administrativas das PMEs e que pode trazer mais erros devido às urgências e altos níveis de estresse é a gestão de faturas de fornecedores. Este processo não só requer um alto investimento de tempo, mas também muitos e-mails e ligações de ida e volta entre a sua empresa e seus fornecedores consultando o estado de cada comprovante e os tempos de processamento. Devido a esses problemas, surge o Fornecedores de AI, uma poderosa ferramenta de automação com Inteligência Artificial que abrange o processo de recebimento, processamento, autorização e carregamento de faturas em seu ERP.
O que é Fornecedores de AI e como funciona?
Fornecedores de AI é um aplicativo web que usa inteligência artificial e aprendizado de máquina para receber, processar, autorizar e carregar faturas automaticamente no sistema ERP de sua empresa. A ferramenta pode ler e extrair dados de faturas em diferentes formatos, o que permite uma maior precisão no carregamento de informações. Além disso, Fornecedores de AI pode detectar e informar erros nos dados de faturamento, o que reduz o tempo e os custos associados à correção manual de erros.
Como Fornecedores de AI pode ajudar minha PME?
A implementação do Fornecedores de AI pode fornecer vários benefícios à sua PME. Estes incluem:
Redução de custos e economia de tempo
A automação do carregamento de faturas através do Fornecedores de AI pode ajudar sua PME a reduzir os custos associados ao processamento manual de faturas e correção de erros. Ao mesmo tempo, a ferramenta também pode economizar tempo no processo de carregamento de faturas, permitindo que sua PME se concentre em outras áreas importantes do negócio.
Maior precisão no carregamento de informações
Fornecedores de AI pode ler e extrair dados de faturas com maior precisão do que os processos manuais. A ferramenta pode detectar erros e sugerir correções automaticamente, ajudando a minimizar erros humanos e melhorar a qualidade das informações no sistema ERP de sua empresa.
Aumento da produtividade
O carregamento automatizado de faturas através do Fornecedores de AI também pode aumentar a produtividade de sua PME. A ferramenta pode processar e carregar faturas mais rapidamente do que o processo manual e pode fazê-lo 24/7 e com várias faturas em paralelo, o que significa que os funcionários podem se concentrar em outras tarefas importantes durante o horário de trabalho.
Como é implementado o IDB Glider na minha PME?
A implementação do IDB Glider na sua PME é um processo simples. Primeiro, você deve selecionar um plano de IDB Glider que atenda às necessidades da sua empresa, a potência de processamento que você precisará e a quantidade de usuários envolvidos. Em seguida, será verificado se o seu ERP está homologado ou não. Se estiver, a implementação será realizada de forma rápida e eficiente, graças ao conhecimento das rotas e parâmetros necessários. Se não estiver homologado, será necessário fazer uma homologação na qual, em poucas chamadas, você apresentará o seu processo para que a ferramenta possa aprendê-lo e imitá-lo perfeitamente. Enquanto este processo de integração com o seu sistema ERP estiver sendo realizado, você pode iniciar a parametrização do seu ambiente de trabalho para começar a carregar faturas automaticamente.
Conclusão
Em conclusão, a automação de processos administrativos é importante para as PMEs, pois pode melhorar a eficiência, produtividade e rentabilidade da empresa. Ao utilizar ferramentas de Inteligência Artificial como IDB Glider, as empresas podem automatizar tarefas repetitivas e liberar os funcionários para se concentrarem em tarefas mais importantes. No entanto, também há desafios a serem considerados ao implementar essas ferramentas. Com as orientações adequadas, as PMEs podem implementar com sucesso a automação de processos administrativos e melhorar sua rentabilidade e eficiência no processo.
A implementação do IDB Glider na carga de faturas no sistema ERP da sua PME pode trazer vários benefícios, incluindo a redução de custos, economia de tempo, maior precisão e aumento da produtividade. Ao implementar a ferramenta IDB Glider, é importante considerar as características da ferramenta, a integração com o sistema ERP existente e os custos associados à implementação.
Perguntas frequentes
Quão difícil é a implementação do IDB Glider na minha PME?
R: A implementação do IDB Glider pode exigir um pequeno investimento inicial e esforço da equipe para adotar uma nova ferramenta e uma mudança nos processos, mas uma vez que a ferramenta é integrada ao sistema ERP e implementada completamente (o que é calculado em dois meses com boa dedicação ou quatro meses com baixa dedicação), o processo de carregamento de faturas se torna mais eficiente e preciso, diminuindo significativamente as horas investidas nessas tarefas. O esforço dedicado é um investimento de horas que dá resultados exponenciais.
Como posso garantir que os dados das faturas processadas pelo IDB Glider sejam precisos?
R: Embora o IDB Glider possa detectar e notificar erros nas informações de faturamento, os funcionários têm duas instâncias de supervisão antes do carregamento, e sempre podem supervisionar o carregamento de faturas tanto no ERP quanto no Legajo Digital gerado posteriormente, e assim garantir que os dados sejam precisos e atualizados.
Como posso avaliar se os benefícios da implementação do IDB Glider superam os custos?
R: Você pode considerar a economia de tempo e custos no carregamento manual de faturas (de acordo com o volume mensal de faturas e a quantidade de horas dedicadas versus o plano de IDB Glider contratado), a maior precisão nas informações de faturamento (o que reduz o custo de horas por reprocesamento e correção de erros) e o aumento da produtividade de sua PME para toda a equipe Administrativa.
Posso personalizar a ferramenta IDB Glider para se adequar às necessidades específicas da minha PME?
R: Sim, muitas funções do IDB Glider têm a capacidade de serem personalizadas para se adequar às necessidades específicas de sua PME. É importante selecionar um plano de IDB Glider que tenha as características necessárias para sua PME, pois cada plano é projetado de acordo com o tamanho da empresa, a equipe e sua estrutura de papéis e responsabilidades.
Que tipo de suporte técnico posso esperar se implementar o IDB Glider em minha PME?
R: O IDB Glider conta com suporte de um consultor que acompanhará e orientará durante a implementação e o uso contínuo da aplicação, bem como com suporte técnico adequado após a implementação para qualquer problema relacionado à funcionalidade em si.
