La automatización de procesos administrativos se ha convertido en una tendencia cada vez más popular en el mundo empresarial. La implementación de herramientas de Inteligencia Artificial permite a las empresas automatizar tareas repetitivas y liberar a los empleados de esas tareas operativas para que se centren en tareas más importantes y que aportan más valor a la empresa. En el caso de las PyMEs, la automatización de procesos administrativos puede ser particularmente beneficiosa, ya que estas empresas a menudo tienen recursos limitados y necesitan maximizar la eficiencia y la productividad.
Sin embargo, la implementación de la automatización de procesos administrativos también puede ser costosa y requerir cambios culturales en la empresa. Además, las PyMEs pueden tener dificultades para integrar las herramientas de Inteligencia Artificial con sus sistemas existentes. Para garantizar una implementación exitosa, es importante comenzar con tareas simples, identificar los procesos más importantes para la automatización y capacitar al personal en el uso de las herramientas.
En este artículo, vamos a hablar sobre cómo las PyMEs pueden utilizar herramientas de Inteligencia Artificial para automatizar sus procesos administrativos, y cómo elegir herramientas adecuadas e iniciar este camino de la Transformación Digital de empresas.
¿Qué es la automatización de procesos administrativos?
La automatización de procesos administrativos es el proceso de utilizar herramientas tecnológicas para llevar a cabo tareas de manera automática. Esto implica el uso de software, sistemas y dispositivos que ayudan a las empresas a llevar a cabo tareas de manera eficiente y efectiva. Al utilizar estas herramientas, las empresas pueden automatizar tareas altamente operativas y que no requieren demasiado análisis, lo que ayuda a reducir errores y mejorar la eficiencia ya que se centra toda la energía y atención del colaborador en las tareas de verdadero valor. Las herramientas de Inteligencia Artificial relacionadas a los procesos administrativos, como generación y envío de Facturas Electrónicas, gestión asistida para Cobranzas, y procesamiento de comprobantes son algunas de las herramientas claves en la automatización de procesos administrativos.
¿Por qué es importante la automatización de procesos administrativos en PyMEs?
La automatización de procesos administrativos es importante para las PyMEs porque ayuda a ahorrar tiempo y dinero. Las empresas pueden automatizar tareas repetitivas y liberar a sus empleados para que se centren en tareas más importantes. Además, la automatización de procesos administrativos ayuda a mejorar la eficiencia y productividad en las empresas, lo que puede tener un impacto positivo en los resultados financieros.
Beneficios de la automatización de procesos administrativos en PyMEs
La automatización de procesos administrativos tiene una serie de beneficios para las PyMEs, incluyendo:
Ahorro de tiempo y dinero
La automatización de procesos administrativos ayuda a las empresas a ahorrar tiempo y dinero al eliminar tareas repetitivas y liberar a los empleados para que se centren en tareas más importantes. Se invierte una sola vez el tiempo en entrenar a la herramienta y darle los parámetros importantes de funcionamiento, y a partir de entonces el empleado quedará liberado de esa tarea.
Mejora la eficiencia y productividad
La automatización de procesos administrativos ayuda a mejorar la eficiencia y productividad en las empresas al reducir la cantidad de tiempo que se dedica a tareas manuales y hacerlas todas las veces igual. Esto permite no sólo ahorrar el tiempo en hacer la tarea, sino también en supervisar los resultados y en el re trabajo que puede conllevar un error o variación.
Reducción de errores
La automatización de procesos administrativos también ayuda a reducir errores. Al eliminar la necesidad de entrada manual de datos, las empresas pueden reducir la cantidad de errores humanos que se cometen durante el proceso de múltiples ingresos de datos o de copiar y pegar información entre distintas herramientas.
Mejora la satisfacción del cliente y proveedor
La automatización de procesos administrativos también puede mejorar la satisfacción del cliente y proveedor. Al utilizar herramientas de Inteligencia Artificial como interfaces de comunicación con clientes y empresas, las empresas pueden proporcionar respuestas rápidas y precisas a las preguntas de los clientes, dar procesos claros a seguir para procesar comprobantes, y mantener comunicación actualizada y abierta 24/7, lo que puede mejorar la experiencia general del interesado.
Desafíos de la automatización de procesos administrativos en PyMEs
A pesar de los beneficios de la automatización de procesos administrativos, también existen desafíos que las PyMEs pueden enfrentar al implementar estas herramientas. Algunos de los desafíos más comunes incluyen:
Costos
Las herramientas de Inteligencia Artificial pueden ser costosas de implementar en una PyME, especialmente si se necesita personal especializado para manejarlas o parametrizarlas.
Cambios culturales
La automatización de procesos administrativos puede requerir cambios culturales en la empresa, lo que puede ser difícil de implementar ya que muchas veces se puede encontrar resistencia al cambio, o ciertos procesos viciados que deben ser depurados y retrabajados.
Integración con sistemas existentes
Las PyMEs también pueden tener dificultades para integrar las herramientas de Inteligencia Artificial con sus sistemas existentes, ya que muchas veces el traspaso de información entre una herramienta y otra no se genera de manera automática.
Consejos para la implementación exitosa de la automatización de procesos administrativos
A continuación, se presentan algunos consejos para que las PyMEs implementen con éxito la automatización de procesos administrativos:
Comience con tareas concretas
Es importante comenzar con tareas simples y concretas al implementar la automatización de procesos administrativos. Esto ayudará a la empresa a aprender cómo funcionan las herramientas y cómo pueden ser utilizadas de manera efectiva, además de conocer los puntos de entrada y salida de estas para poder supervisar el funcionamiento.
Identifique los procesos más importantes para la automatización
Es importante identificar los procesos más importantes para la automatización. Esto ayudará a la empresa a enfocar sus esfuerzos en las áreas que más se beneficiarán de la automatización y no invertir tiempo en tareas que no aportan verdadero valor.
Capacite a su personal
Es importante capacitar al personal en el uso de las herramientas de Inteligencia Artificial. Esto ayudará a asegurar que se utilicen de manera efectiva y eficiente y que se rompan ciertos mitos sobre las herramientas y sus limitaciones.
¿Cómo seleccionar la herramienta adecuada para mi PyME?
Al seleccionar una herramienta de automatización de procesos para tu PyME, es importante considerar varios factores, incluyendo:
Características de la herramienta
Es importante seleccionar una herramienta que tenga las características que necesitas para tu PyME. Algunas características importantes pueden incluir la capacidad de procesar diferentes formatos de facturas, o de poder comunicar diversas áreas y colaboradores a lo largo de un proceso, y la capacidad de detectar y corregir errores en la información de facturación.
Integración con el sistema ERP existente
Es importante seleccionar una herramienta que esté homologada con el sistema ERP existente de tu PyME, o que brinde la posibilidad de hacer una integración colaborativa. La herramienta debe ser compatible con el sistema ERP y debe ser fácil de integrar para minimizar el tiempo de inactividad y los costos asociados con la implementación.
Costo de la herramienta
El costo de la herramienta es un factor importante a considerar al seleccionar una herramienta para tu PyME. Es importante evaluar los costos asociados con la implementación de la herramienta y determinar si los beneficios superan los costos. En este aspecto, muchas herramientas poseen distintos “niveles” de pricing según el poder de procesamiento que se desea, lo que permite ajustar de manera mucho más preciso el costo/beneficio.
IDB Glider: una herramienta para automatizar proceso de recepción, autorización y carga de facturas en ERP
Uno de los procesos que más recursos consume en las áreas administrativas de las PyMEs, y que más errores puede traer debido a las urgencias y altos niveles de estrés, es la gestión de facturas de Proveedores. Este proceso no sólo trae aparejada una alta inversión de tiempo, sino también muchos idas y vueltas de mails y llamadas entre su empresa y sus proveedores consultando por el estado de cada comprobante y por los tiempos de procesamiento. A raíz de estos problemas, surge IDB Glider, una poderosa herramienta de automatización con Inteligencia Artificial que abarca el proceso de Recepción, Procesamiento, Autorización y carga de Facturas en tu ERP.
¿Qué es IDB Glider y cómo funciona?
IDB Glider es una Aplicación Web que utiliza Inteligencia Artificial y aprendizaje automático para recibir, procesar, autorizar y cargar facturas automáticamente en el sistema ERP de tu empresa. La herramienta puede leer y extraer datos de facturas en diferentes formatos, lo que permite una mayor precisión en la carga de información. Además, IDB Glider puede detectar e informar errores en los datos de facturación, lo que reduce el tiempo y los costos asociados con la corrección manual de errores.
¿Cómo puede ayudar IDB Glider a mi PyME?
La implementación de IDB Glider puede brindar varios beneficios a tu PyME. Estos incluyen:
Reducción de costos y ahorro de tiempo
La automatización de la carga de facturas a través de IDB Glider puede ayudar a tu PyME a reducir los costos asociados con el procesamiento manual de facturas y la corrección de errores. Al mismo tiempo, la herramienta también puede ahorrar tiempo en el proceso de carga de facturas, lo que permite a tu PyME centrarse en otras áreas importantes del negocio.
Mayor precisión en la carga de información
IDB Glider puede leer y extraer datos de facturas con mayor precisión que los procesos manuales. La herramienta puede detectar errores y sugerir correcciones automáticamente, lo que ayuda a minimizar los errores humanos y mejora la calidad de la información en el sistema ERP de tu empresa.
Aumento de la productividad
La carga automatizada de facturas a través de IDB Glider también puede aumentar la productividad de tu PyME. La herramienta puede procesar y cargar facturas más rápidamente que el proceso manual, y puede hacerlo 24/7 y con varias facturas en paralelo, lo que significa que los empleados pueden enfocarse en otras tareas importantes durante su horario laboral.
¿Cómo se implementa IDB Glider en mi PyME?
La implementación de IDB Glider en tu PyME es un proceso simple. Primero, debes seleccionar un plan de IDB Glider que se adapte a las necesidades de tu empresa y a la potencia de procesamiento que requerirás y la cantidad de usuarios involucrados. Luego, se revisará si tu ERP está homologado o no. En caso de estarlo, la implementación se realiza rápida y eficientemente gracias a que conocemos las rutas y parámetros a tener en cuenta. Si no lo está, se procede a hacer una homologación en la cuál en pocas llamadas nos presentarás tu proceso para que la herramienta pueda aprenderlo e imitarlo a la perfección. Mientras se realiza este procedimiento de integración con tu sistema ERP, se puede iniciar la parametrización de tu entorno de trabajo para luego comenzar a cargar facturas automáticamente.
Conclusión
En conclusión, la automatización de procesos administrativos es importante para las PyMEs porque puede mejorar la eficiencia, productividad y rentabilidad de la empresa. Al utilizar herramientas de Inteligencia Artificial como IDB Glider, las empresas pueden automatizar tareas repetitivas y liberar a los empleados para que se centren en tareas más importantes. Sin embargo, también hay desafíos a tener en cuenta al implementar estas herramientas. Con los consejos adecuados, las PyMEs pueden implementar con éxito la automatización de procesos administrativos y mejorar su rentabilidad y eficiencia en el proceso.
La implementación de IDB Glider en la carga de facturas en el sistema ERP de tu PyME puede brindar varios beneficios, incluyendo la reducción de costos, el ahorro de tiempo, la mayor precisión y el aumento de la productividad. Al implementar la herramienta de IDB Glider, es importante considerar las características de la herramienta, la integración con el sistema ERP existente, y los costos asociados con la implementación. Síguenos en nuestro LinkedIn para conocer más sobre cómo automatizar procesos administrativos en tu empresa y los beneficios que conlleva!
Preguntas frecuentes
¿Qué tan difícil es la implementación de IDB Glider en mi PyME?
R: La implementación de IDB Glider puede requerir una pequeña inversión inicial y un esfuerzo de parte del equipo propio de adoptar una nueva herramienta y un cambio en los procesos, pero una vez que la herramienta está integrada en el sistema ERP e implementada completamente (lo que se calcula en dos meses con buena dedicación o cuatro meses con baja dedicación), el proceso de carga de facturas se vuelve más eficiente y preciso y disminuye notablemente las horas invertidas en estas tareas. El esfuerzo dedicado es una inversión de horas que da resultados exponenciales.
¿Cómo puedo asegurarme de que los datos de las facturas procesadas por IDB Glider sean precisos?
R: Aunque IDB Glider puede detectar y notificar errores en la información de facturación, los empleados tienen dos instancias de supervisión previa a la carga, y siempre pueden supervisar la carga de facturas tanto en el ERP como en el Legajo Digital generado luego, y de esta forma pueden asegurarse de que los datos sean precisos y estén actualizados.
¿Cómo puedo evaluar si los beneficios de la implementación de IDB Glider superan los costos?
R: Puedes considerar el ahorro de tiempo y costos en la carga manual de facturas (según el volumen mensual de facturas y la cantidad de horas dedicada a la misma versus el plan de IDB Glider que se contrata), la mayor precisión en la información de facturación (por lo que se disminuye el costo de horas por reprocesamiento y corrección de errores), y el aumento de la productividad de tu PyME para todo el equipo Administrativo.
¿Puedo personalizar la herramienta IDB Glider para adaptarse a las necesidades específicas de mi PyME?
R: Sí, muchas funciones de IDB Glider tienen la capacidad de ser personalizadas para adaptarse a las necesidades específicas de tu PyME. Es importante seleccionar un plan de IDB Glider que tenga las características que necesitas para tu PyME, ya que cada plan está diseñado según el tamaño de la empresa y el equipo y su estructura de roles y responsabilidades.
¿Qué tipo de soporte técnico puedo esperar si implemento IDB Glider en mi PyME?
R: IDB Glider cuenta tanto con soporte de un consultor que acompañará y guiará durante la implementación y el uso continuo de la aplicación, como con soporte técnico adecuado post implementación por cualquier tema relacionado a la funcionalidad en sí.