La gestión de una empresa es una tarea compleja que requiere de la atención constante de diferentes aspectos. Uno de los más importantes es la revisión periódica de los reportes de gestión, que son herramientas fundamentales para evaluar el desempeño económico y financiero de la empresa.
En este artículo, presentaremos los 5 reportes de gestión, presentes en IDB Lens, que toda empresa debería analizar semanal y mensualmente: P&L, Balance, Cash Flow, Situación Patrimonial y Aging de Deuda. Analizaremos la importancia de cada uno de estos reportes, cómo interpretarlos y algunos consejos adicionales para estructurarlos y hacer una revisión efectiva.
Reportes de gestión: P&L (Profit and Loss)
El reporte de P&L, también conocido como reporte de Ingresos y Egresos, es uno de los reportes financieros más importantes para cualquier empresa, ya que muestra los ingresos, gastos y utilidades de la empresa durante un período de tiempo determinado. Es importante revisar este reporte semanal y mensualmente para evaluar el desempeño económico de la empresa y hacer ajustes necesarios.
Para interpretar el P&L, es importante conocer los diferentes componentes del mismo, como los ingresos por ventas, los costos de ventas y los gastos generales y administrativos, y sobre todo saber cómo están estructurados en el Plan de Cuentas. Es necesario también analizar la relación entre estos componentes para identificar áreas de mejora. Este reporte, bien implementado e interpretado, permite evaluar la rentabilidad de la empresa y su eficiencia en el uso de sus recursos, y responder a preguntas como “¿Cuánto gana o pierde mi empresa?”.
Consejos para estructurar tu reporte P&L
Para estructurar el reporte de P&L de manera efectiva, es importante tomar en cuenta los siguientes consejos:
- Definir claramente los ingresos y gastos: Es importante definir de manera clara y detallada los diferentes tipos de ingresos y gastos que la empresa genera, ya sea por ventas, servicios, intereses, costos operativos, gastos administrativos, etc.
- Agrupar los ingresos y gastos por categorías claras: Es recomendable agrupar los ingresos y gastos por categoría para facilitar su análisis y comparación, y para poder plasmarlos luego en estructuras lógicas en base a las respuestas que se quieren dar con el reporte. Por ejemplo, se pueden agrupar los gastos en categorías como costos de producción, gastos operativos, gastos financieros, o también por gastos fijos y variables, gastos recurrentes o eventuales, etc.
- Incluir los impuestos y cargos: Es importante incluir los impuestos y cargos en el reporte de P&L para tener una visión realista de la rentabilidad de la empresa y evitar sorpresas fiscales.
- Utilizar comparativos: Es recomendable incluir comparativos con períodos anteriores o con un presupuesto para poder evaluar la evolución de la empresa y detectar posibles desviaciones, sobre todo con métricas de YTD (Year to Date) o EOP (End of Period), para poder ver claramente los efectos de dichas desviaciones.
En resumen, el reporte de P&L es un reporte financiero clave que permite evaluar la rentabilidad y eficiencia en el uso de los recursos de una empresa. Para estructurarlo de manera efectiva, es importante definir claramente los ingresos, agrupar los gastos por categoría, incluir los impuestos y cargos, utilizar comparativos y presentar la información de manera clara y concisa.
Ejemplo de P&L
A continuación, se puede ver una estructura de P&L de ejemplo en la aplicación IDB Lens, en el que se puede ver claramente que se estructuraron primero los Ingresos y Costos Operativos, luego los Gastos Operativos, y luego los Gastos e Ingresos No Operativos, obteniendo finalmente el Resultado Neto del período.
Esta es una estructura clásica dentro de la reportabilidad, aunque se pueden elegir muchas otras según la estructura de costos e ingresos de la empresa. ¿Conoces la tuya?
Reportes de gestión: Balance
El Balance es un reporte que muestra los activos, pasivos y patrimonio de la empresa en un momento determinado, y es considerado uno de los tres reportes claves que toda empresa debería consultar frecuentemente para conocer su salud económica y financiera. Por esto, es importante revisarlo semanal y mensualmente para conocer la situación financiera actual de la empresa.
Para interpretar el balance, es necesario conocer los diferentes componentes del mismo, como los activos corrientes, los pasivos corrientes y el patrimonio neto. Es importante también analizar la relación entre estos componentes para identificar áreas de mejora y fortaleza financiera.
Consejos para estructurar tu reporte Balance
Algunos consejos útiles para estructurar el reporte de Balance de manera efectiva son:
- Ordenar los activos por liquidez: Es recomendable ordenar los activos de la empresa por orden de liquidez, es decir, de aquellos que se pueden convertir en efectivo más fácilmente a aquellos que tardan más en convertirse en efectivo. Esto facilita la evaluación de la capacidad de la empresa para responder a sus obligaciones financieras. Generalmente se los agrupa como “Corriente” y “No Corriente”.
- Agrupar los pasivos por vencimiento: Es recomendable agrupar los pasivos de la empresa por orden de vencimiento, es decir, de aquellos que deben ser pagados en un plazo más corto a aquellos que deben ser pagados en un plazo más largo. Esto permite evaluar la capacidad de la empresa para cumplir con sus obligaciones financieras en el corto y largo plazo.
- Incluir el patrimonio: Es importante incluir el patrimonio en el reporte de Balance, ya que muestra la inversión de los propietarios en la empresa y su participación en la misma.
- Presentar la información de manera clara y concisa: Es fundamental presentar la información de manera clara y concisa para que sea fácil de entender y analizar. Se pueden utilizar gráficos y tablas para facilitar la lectura del reporte, o reportes interactivos como los de IDB Lens en los cuales se pueden definir distintos períodos temporales, moneda u otros indicadores en base a los cuales ajustar los saldos.
En resumen, el reporte de Balance es un reporte financiero clave que muestra la situación financiera de la empresa en un momento determinado. Para estructurarlo de manera efectiva, es importante ordenar los activos por liquidez, agrupar los pasivos por vencimiento, incluir el patrimonio, presentar la información de manera clara y concisa y utilizar comparativos.
Reportes de gestión: Cash Flow
El reporte de Cash Flow es un reporte que muestra los movimientos de entrada y salida de efectivo de la empresa durante un período determinado. Es importante revisarlo semanal y mensualmente para conocer la disponibilidad de efectivo y la capacidad de la empresa para hacer frente a sus obligaciones. Es el tercer reporte considerado como fundamental para medir la salud financiera de una empresa.
Para interpretar el flujo de efectivo, es necesario conocer los diferentes componentes del mismo, como las entradas de efectivo por ventas y los gastos en efectivo. Es importante también analizar la relación entre estos componentes para identificar áreas de mejora y optimizar la gestión de efectivo.
Consejos para estructurar tu reporte Cash Flow
Es importante tomar en cuenta los siguientes consejos para estructurar el reporte de Cash Flow de manera efectiva:
- Separar las actividades de operación, inversión y financiamiento: Es recomendable separar las actividades de operación, inversión y financiamiento en el reporte de Cash Flow para poder analizarlas por separado y evaluar su impacto en el flujo de efectivo de la empresa.
- Presentar la información de manera detallada: Es fundamental presentar la información de manera detallada para poder analizar el origen y destino de los flujos de efectivo de la empresa. Algo muy útil para esto es elaborar los reportes con funciones como las de IDB Lens, que permiten interactuar con los reportes expandiendo o contrayendo las líneas del reporte para obtener vistas cada vez más detalladas.
- Incluir una sección de proyecciones: Es importante incluir una sección de proyecciones en el reporte de Cash Flow para poder estimar el flujo de efectivo futuro de la empresa y tomar decisiones estratégicas en consecuencia. Las proyecciones principales en cuanto a ingresos son en ventas y cobranzas, y en cuanto a egresos en temas de pagos de sueldos o licencias, costos fijos asumidos, y costos asociados a las prestaciones de servicios.
- Presentar la información de manera clara y concisa: Es fundamental presentar la información de manera clara y concisa para que sea fácil de entender y analizar. Se pueden utilizar gráficos y tablas para facilitar la lectura del reporte
En resumen, el reporte de Cash Flow es un reporte financiero clave que muestra la cantidad de efectivo que entra y sale de la empresa en un período determinado. Para estructurarlo de manera efectiva, es importante separar las actividades de operación, inversión y financiamiento, presentar la información de manera detallada, utilizar comparativos, incluir una sección de proyecciones y presentar la información de manera clara y concisa.
Ejemplo de Cash Flow
A continuación, se puede ver una estructura de Cash Flow de ejemplo en la aplicación IDB Lens, en el que se puede ver claramente que parte desde el valor EBITDA, y luego estructurando distintos conceptos de Flujos de Caja Operativa, de Inversiones y de Financiación.
¿En tu empresa realizan análisis detallados de los flujos de caja, separando en base a si son de Operaciones, Inversiones o de Financiación?
Reportes de gestión: Situación Patrimonial
La Situación Patrimonial es un reporte que muestra el patrimonio neto de la empresa en un momento determinado. Es importante revisarlo semanal y mensualmente para conocer la evolución del patrimonio y la capacidad de la empresa para hacer frente a sus obligaciones.
Para interpretar la Situación Patrimonial, es necesario conocer los diferentes componentes del mismo, como el capital social, las reservas y las utilidades o pérdidas acumuladas. Es importante también analizar la relación entre estos componentes para identificar áreas de mejora y fortaleza financiera.
Consejos para estructurar tu reporte Situación Patrimonial
Para estructurar el reporte de Situación Patrimonial de manera clara y efectiva, es importante tener en cuenta los siguientes consejos:
- Separar los activos y pasivos en categorías: Es importante separar los activos y pasivos en categorías para poder analizarlos de manera separada y evaluar su impacto en la situación financiera de la empresa.
- Utilizar comparativos: Es recomendable incluir comparativos con períodos anteriores o con el presupuesto para poder evaluar la evolución de la situación patrimonial de la empresa y detectar posibles desviaciones. Un ejemplo claro de esto es cómo en IDB Lens se puede desglosar los períodos con tan solo un clic para verlos agrupados por año, por Q o por mes, algo fundamental para entender la evolución del Patrimonio.
- Incluir una sección de análisis: Es importante incluir una sección de análisis en el reporte de Situación Patrimonial para poder explicar los cambios y evolución del balance y tomar decisiones estratégicas en consecuencia.
- Presentar la información de manera clara y concisa: Es fundamental presentar la información de manera clara y concisa para que sea fácil de entender y analizar. Se pueden utilizar gráficos y tablas para facilitar la lectura del reporte.
En resumen, el reporte de Situación Patrimonial muestra la situación financiera de una empresa en un momento determinado. Para estructurarlo de manera efectiva, es importante separar los activos y pasivos en categorías, presentar la información de manera detallada, utilizar comparativos, incluir una sección de análisis y presentar la información de manera clara y concisa.
Reportes de gestión: Aging de Deuda
El Aging de Deuda es un reporte que muestra la antigüedad de las deudas de la empresa, tanto pendientes de pago como de cobro. Es importante revisarlo semanal y mensualmente para conocer la evolución de las obligaciones y hacer un seguimiento de los plazos de pago.
Para interpretar el Aging de Deuda, es necesario conocer los diferentes componentes del mismo, como el tiempo de vencimiento de las deudas y las fechas de pago. Es importante también analizar la relación entre estos componentes para identificar áreas de mejora y evitar atrasos en el pago de las obligaciones.
Consejos para estructurar tu reporte de Aging de Deuda
A continuación, presentamos algunos consejos para estructurar el reporte de Aging de Deuda de manera efectiva:
- Clasificar las deudas según su antigüedad: Es importante clasificar las deudas según su antigüedad para poder identificar las deudas más antiguas y de mayor riesgo para la empresa.
- Incluir información sobre el historial de pagos: Es fundamental incluir información sobre el historial de pagos de cada deuda para poder evaluar la probabilidad de pago y tomar decisiones en consecuencia.
- Utilizar gráficos y tablas: Es recomendable utilizar gráficos y tablas para presentar la información de manera clara y concisa y facilitar su análisis.
- Incluir una sección de análisis y acciones a tomar: Es importante incluir una sección de análisis en el reporte de Aging de Deuda para poder identificar las deudas con mayor riesgo de impago y tomar acciones para evitar su impacto en la situación financiera de la empresa.
En resumen, el reporte de Aging de Deuda es un informe financiero crucial para la gestión del flujo de caja y la salud financiera de la empresa. Para estructurarlo de manera efectiva, es importante clasificar las deudas según su antigüedad, establecer categorías de riesgo, incluir información sobre el historial de pagos, utilizar gráficos y tablas y incluir una sección de análisis y acciones a tomar.
Ejemplo de Aging de Deuda
A continuación, se presenta un reporte de Aging de Deuda con estructura como la que se tiene en IDB Lens, en el que se pueden ver claramente los indicadores fundamentales como cantidad de facturas vencidas y monto vencido, la lista de los deudores con sus montos y plazos, y algunos gráficos explicativos que presentan la información claramente.
Conclusión
En conclusión, los reportes de gestión son herramientas fundamentales para evaluar el desempeño financiero de una empresa y hacer ajustes necesarios. Los 5 reportes de gestión que toda empresa debería analizar semanal y mensualmente son: P&L, Balance, Cash Flow, Situación Patrimonial y Aging de Deuda.
Es importante revisar estos reportes de manera constante y hacer un análisis profundo de cada uno de ellos para tomar decisiones informadas y estratégicas. Además, es recomendable contar con la asesoría de un experto en finanzas para hacer una revisión más efectiva y optimizar la gestión financiera de la empresa.
Desde IDB Lens podrás encontrar estos reportes y muchos más, estructurados directamente en base a tu Plan de Cuentas y actualizados automáticamente desde la información de tu ERP, contando con información valiosa y sólida día a día, para verdaderamente gestionar tu empresa en base a datos. Si te interesa conocer cómo podemos ayudarte a mejorar tu gestión, completa el Formulario de Contacto y nos comunicaremos a la brevedad o síguenos en nuestro LinkedIn para estar al tanto de novedades!
