¿Cómo cargar Reasignaciones en IDB Lens?
¿Qué son las reasignaciones?
Las reasignaciones contables se refieren a la redistribución de transacciones o asientos contables entre cuentas o categorías dentro de un sistema contable. Estas reasignaciones pueden surgir debido a correcciones de errores, cambios en la estructura de la cuenta, necesidades de informes específicos o cualquier otro motivo que requiera ajustes en la asignación de los registros financieros.
Buenas prácticas
Identificar la necesidad de reasignación:
La primera etapa es identificar la necesidad de reasignación contable. Puede ser necesario cuando se cometen errores de registro, cuando se requiere una mejor clasificación de los gastos o ingresos, o cuando se necesitan informes más detallados. Identificar claramente el propósito y los resultados deseados de la reasignación es fundamental.
Evaluar el impacto contable:
Antes de realizar una reasignación, es importante evaluar el impacto en los estados financieros y asegurarse de que se cumplan los principios contables y las normativas aplicables. Esto implica analizar cómo afectará la reasignación a los estados financieros, los balances y las declaraciones de resultados, y garantizar la integridad y la coherencia de los datos contables.
Para facilitar el proceso de reasignación contable, IDB Lens permite realizar reasignaciones sin modificar directamente los registros contables subyacentes, lo que garantiza la precisión de los datos y evita errores potenciales. Además, proporciona funcionalidades específicas para gestionar y rastrear las reasignaciones de manera eficiente.
Establecer procedimientos claros:
Es importante establecer procedimientos claros para realizar las reasignaciones contables. Esto incluye definir quién tiene la autoridad para realizar las reasignaciones, los pasos a seguir, los controles de calidad necesarios y los plazos para completar el proceso. Estos procedimientos garantizarán la consistencia y la integridad de las reasignaciones contables en toda la organización.
Documentar adecuadamente las reasignaciones:
Cada reasignación contable debe estar documentada adecuadamente. Esto implica registrar la razón de la reasignación, los ajustes realizados, las cuentas afectadas y cualquier otra información relevante. La documentación precisa y detallada proporciona un registro claro de las reasignaciones contables y facilita la auditoría y el seguimiento posterior.
Un ejemplo práctico de reasignación contable en Acme Latam podría ser cuando se detecta un error en el registro de gastos de marketing. Después de una revisión exhaustiva, se determina que los gastos publicitarios se registraron incorrectamente en una cuenta que no corresponde. Utilizando IDB Lens, se realiza una reasignación contable para corregir el error y transferir los gastos a la cuenta de publicidad adecuada, sin afectar los registros contables subyacentes.
Recuerda que las reasignaciones contables deben realizarse con precisión y cumpliendo con los principios contables establecidos. Al seguir estas buenas prácticas y utilizar herramientas adecuadas, podrás llevar a cabo las reasignaciones contables de manera eficiente y garantizar la integridad de la información financiera de tu empresa.
¿Cómo importar Reasignaciones?
Primero dirigirse al menú “Reportes”, submenú “Plantillas”. En esta vista se visualizarán tres líneas, en una se encontrará la plantilla “Reasignaciones” para descargar en el campo “Plantilla Excel”. Se descargará y se habilitará para su edición. Esta plantilla se deberá completar respetando siempre los formatos determinados por las celdas.
Una vez completada la plantilla se procederá a cargar la misma. Para ello dirigirse a menú “Reportes”, submenú “Validador Carga Excels”. En la barra superior de la vista, hacer clic en “+Nuevo” y luego completar los siguientes campos:
- Empresa. En este campo el sistema sugerirá la del usuario.
- Nombre de archivo. En este campo desde IDB se recomienda que el Nombre de Archivo contenga la fecha de creación, por ejemplo, para diferenciar de futuros archivos y no se sobrescriban. En caso de repetir el Nombre de Archivo la planilla recientemente cargada reemplazará la anterior.
- Nombre de hoja. En este campo se indicará el nombre de la Hoja del Libro o archivo de Excel donde se encuentre la información que el sistema debe leer.
- Tipo de Carga. En este campo se elige cuál de las plantillas de Excel es la que se cargará al sistema, en este caso se elegirá “Reasignaciones” (la descargada anteriormente).
- Adjuntar archivo. En este campo se adjuntará el archivo de Excel editado.
