¿Cómo redistribuir eficientemente Costos e Ingresos?

En una empresa, es común tener gastos en centros de costos de servicios generales, como Recursos Humanos, Marketing, Administración, Servicios Legales, Servicios Contables, Alquileres, Servicios Eléctricos, Servicios de Comunicación, entre otros. Estos centros de costos brindan servicios a diversas áreas operativas de la organización. Para asegurar una asignación precisa de los gastos y una medición adecuada del desempeño de cada centro operativo, se utilizan reglas preestablecidas en un manual de imputación. Estas reglas responden a factores dinámicos, como la facturación, los metros utilizados, el consumo eléctrico y las campañas de marketing.  

A continuación, exploraremos cómo estructurar eficientemente estas reglas de distribución automática de gastos a los centros de costos operativos, tomando como ejemplo Acme Latam. 

Definir las bases de imputación:  

En Acme Latam, se definen las bases de imputación según las necesidades de cada centro de costos operativo. Por ejemplo, en el caso de los gastos de electricidad, se utiliza la lectura de medidores separados para asignar los costos de manera proporcional a los centros operativos en función de su consumo eléctrico registrado. 

Establecer las reglas de imputación:  

En Acme Latam , se establecen reglas específicas para asignar los gastos a los centros de costos operativos. Por ejemplo, los gastos de marketing se asignan en función de la facturación de ventas de cada centro operativo. Si un centro de costos tiene una mayor facturación, se le asignará una proporción mayor de los gastos de marketing. 

Automatizar el proceso:  

Acme Latam utiliza un software especializado, como IDB Lens, para automatizar el proceso de redistribución de los gastos. Este software recopila los datos relevantes, aplica las reglas de imputación predefinidas y genera informes detallados para cada centro de costos operativo. Esto ayuda a agilizar el proceso y minimizar errores humanos. 

Monitorear y ajustar:  

En Acme Latam, se monitorea regularmente el desempeño de las reglas de distribución automática de gastos y se realizan ajustes cuando sea necesario. Si cambian las circunstancias o se identifican mejoras en el proceso, se actualizan las reglas de imputación para reflejar de manera más precisa la distribución de los gastos. 

Comunicación y transparencia:  

Acme Latam se asegura de comunicar claramente las reglas de distribución de gastos a todos los miembros de la organización. Esto ayuda a generar transparencia y comprensión sobre cómo se asignan los costos a los centros de costos operativos. Además, se brindan oportunidades para que los departamentos afectados proporcionen comentarios y sugerencias, lo que contribuye a mejoras continuas en el proceso. 

  

Al seguir estas buenas prácticas, Acme Latam logra estructurar eficientemente las reglas de distribución automática de gastos. Esto permite una asignación precisa de los costos a los centros de costos operativos, facilitando una medición más precisa del desempeño y una toma de decisiones informada en cuanto a la asignación de recursos y la optimización de los gastos.