¿Qué es la Distribución Automática y cómo se parametriza?
¿Qué es una Regla de Distribución Automática y para qué sirve?
Las Reglas de Distribución permiten tomar un saldo de una o más Cuentas Contables y distribuirlo entre uno o más Cuentas Contables o Centros de Costo según un criterio, que establece mi Regla de Distribución.
Esto permite realizar prorrateos automáticos de ciertos Ingresos, Costos o Gastos en base a múltiples factores, como por ejemplo distribuir costos de Alquiler e impuestos de un edificio a distintos sectores según los m2 que ocupan sus oficinas, o distribuir los costos de sueldos de un equipo a las distintas Unidades de Negocio en las que participan según las horas dedicadas a cada una de ellas.
¿Qué son los parámetros de agrupación?
Los parámetros de agrupación son una simple medida de organización de Centros de Costos y Cuentas que me servirán para crear las reglas de distribución. Será clave que primero crees tus Grupos de Cuentas Contables y tus Grupos de Centros de Costo antes de proceder con las Reglas de Distribución Automática.
¿Cómo parametrizar Reglas de Distribución Automática?
Dentro de la aplicación de Parámetros, el menú “Reglas Distribución” mostrará mi lista de reglas, y permitirá crear nuevas.
Al presionar el botón «Nuevo» para crear una regla de distribución, aparecerá el formulario que se explica a continuación detalladamente:
La “Descripción Regla” es el nombre que llevará y que me permitirá identificarla. Es importante poner un nombre que permita deducir el criterio de distribución que usaré.
El “Tipo de Coeficiente” de distribución puede ser de dos maneras: Facturación o Datos.
Facturación: El tipo de coeficiente facturación divide los saldos equitativamente entre los centros de costo que haya elegido. Es el tipo de coeficiente por defecto.
Datos: El tipo de coeficiente datos permite definir un criterio personalizado de distribución utilizando las otras pestañas presentes arriba de la pestaña Reglas de Distribución.
Factores y Datos Distribución
El menú “Factores de Distribución” permite crear un nuevo factor por el cual voy a distribuir los saldos. Como ejemplo supongamos que yo quiero distribuir según la superficie que ocupan dos centros de costo dentro de una oficina.
Para esto toco el botón de Nuevo, y en el formulario escribo «Superficie» en el campo Factor Distribución. Luego guardo los cambios. Una vez definido mi nuevo Factor de Distribución debo agregar los datos del mismo en la siguiente pestaña.
La pestaña (submenú) de Datos de Distribución me permitirá definir los datos de cada Centro de Costo dentro de un Factor de Distribución. Por ejemplo, en el caso de la superficie, me permitirá registrar cuanta superficie ocupa cada centro de costo en un determinado período.
Para realizar esto dirigirse al botón “Nuevo” para completare los siguientes datos:
Periodo: Permite definir para qué mes aplica el dato que estoy registrando.
Factor Distribución: Permite elegir para que Factor de Distribución es el dato que estoy por registrar.
Centro de Costo Destino: Permite seleccionar para que centro de Costo aplica el dato que estoy por proporcionar.
Cantidad: Un número sin una unidad específica que me permite saber que cantidad del Factor de Distribución le corresponde a este Centro de Costo.
¿Cómo crearlos?
Como puedo visualizar, si elijo Datos, ahora puedo seleccionar el Factor de Distribución Superficie. De esta manera mi regla de Distribución tomará los datos que tenga definidos para este Factor de Distribución como un criterio para distribuir el saldo.
c. Este campo me permite seleccionar desde qué periodo mi regla de Distribución comenzará a aplicarse.
d. Este campo me permite seleccionar hasta qué periodo mi regla de Distribución se aplicará. En caso de querer que mi regla de Distribución sea permanente, es decir que no caduque, puedo dejar vacío este campo.
e. Me permite seleccionar si quiero que mi Origen de Centro de Costo sean Todos, un Centro de Costo Individual, o un Grupo. Para seleccionar cual quiero que sea mi centro de costo o grupo, primero debo guardar mi Regla de distribución.
f. Se aplica lo mismo que en el apartado anterior, solo que para Cuentas. Es para estos dos apartados que se realizó la organización en grupos.
g. Este campo es un filtro que permite excluir o incluir Centros de Costo a los elegidos previamente en el campo del apartado e. De esta forma, si yo quiero por ejemplo aplicar esta regla a todo un grupo de Centros de Costo menos uno de los integrantes del mismo, puedo excluirlo con este filtro en vez de eliminarlo del grupo. Con este filtro puedo incluir o excluir tanto Centros de Costo individuales como grupos completos.
Una vez guardada mi Regla de Distribución, me permitirá agregar los Centros de Costo y Cuentas de la manera que especifiqué al momento de crearla (De forma Individual o en Grupo) como se muestra a continuación:
Al presionar alguno de estos botones, me abrirá una pantalla lateral, donde podré seleccionar que Centros de Costo o cuentas agregar.
Esta pantalla me permite agregar varios a la vez, además de filtrarlos con un campo de búsqueda para encontrarlos más rápido.
Finalmente debo tocar “Guardar y cerrar” para dejar creada mi nueva Regla de Distribución.
