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Fuera de oficina
¿Qué ocurre cuando un aprobador se encuentra fuera de oficina?
La funcionalidad Fuera de Oficina permite marcar a un usuario como no disponible por un período determinado. Durante ese tiempo, otro usuario podrá actuar como su reemplazo en los procesos de aprobación.
Objetivo
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Garantizar la continuidad en los flujos de aprobación cuando un usuario se encuentra ausente.
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Evitar demoras o bloqueos en procesos que requieren intervención del usuario ausente.
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Permitir una gestión proactiva de reemplazos temporales dentro del sistema.
Funcionamiento
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Activación de Fuera de Oficina
Desde el menú Usuarios, se puede activar la opción Fuera de Oficina, lo cual habilita los campos necesarios para definir el período de ausencia y el usuario que actuará como reemplazo.
Campos detallados:
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Fuera de Oficina:
Permite activar o desactivar el modo de ausencia. -
Fuera de Oficina – Inicio:
Fecha de inicio del período en el que el usuario estará ausente. -
Fuera de Oficina – Fin:
Fecha de finalización de la ausencia. -
Fuera de Oficina – Usuario Reemplazo:
Usuario que actuará como reemplazante durante el período definido.
Este usuario recibirá las solicitudes de aprobación en lugar del usuario ausente. -
Reasignar Aprobaciones Actuales?:
Define el criterio de reasignación de aprobaciones pendientes.
Opciones disponibles:-
Sí → Se reasignan todas las aprobaciones pendientes al usuario reemplazante desde el momento de activación.
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No → Solo se reasignan aquellas aprobaciones que ingresen durante el período de ausencia
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2. Comportamiento del Sistema Durante la Ausencia
Una vez completada y guardada la configuración:
Lógica según “Reasignar Aprobaciones Actuales?”:
| Opción Seleccionada | Comportamiento |
| Sí | Se transfieren todas las aprobaciones pendientes actuales al reemplazante. |
| No | Solo se asignarán al reemplazante las nuevas solicitudes que ingresen durante el período de ausencia. Las pendientes actuales permanecen asignadas al usuario original. |
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Validaciones y Consideraciones
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El reemplazante debe tener permisos suficientes para gestionar las aprobaciones que recibirá.
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El sistema solo considera activo el reemplazo dentro del rango de fechas definido entre Inicio y Fin.
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No se admite más de un reemplazo simultáneo por usuario.
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💡 Ejemplo de Configuración
Un usuario estará fuera de oficina del 14 al 21 de octubre de 2025. Se define la siguiente configuración:
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Fuera de Oficina: Sí
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Fuera de Oficina – Inicio: 14/10/2025
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Fuera de Oficina – Fin: 21/10/2025
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Fuera de Oficina – Usuario Reemplazo: Usuario Demo
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Reasignar Aprobaciones Actuales?: No
🔍 Resultado Esperado:
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A partir del 14/10, Usuario Demo comenzará a recibir todas las nuevas solicitudes de aprobación dirigidas al usuario ausente.
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Las solicitudes pendientes antes de esa fecha seguirán asignadas al usuario original.
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El 21/10 finaliza el período de reemplazo, y el usuario vuelve a recibir sus aprobaciones de forma habitual.